É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, uma vez que estes poderão servir como provas não só para o empregado em questão como também para os paradigmas que eventualmente possam pleitear os direitos resultantes da relação de trabalho.

QUADRO DE DOCUMENTOS E RESPECTIVOS PRAZOS

Nota: A partir de 01.07.2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.

INSS - ARQUIVOS DIGITAIS

DOCUMENTAÇÃO - ARQUIVAMENTO POR 10 ANOS

Por determinação do artigo 8º da Lei 10.666/2003, desde 01/07/2003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.

DISPENSA

Estão excluídas da obrigação de arquivamento e conservação em meio digital apenas as empresas optantes pelo Simples Nacional.

SIMPLES FEDERAL/NACIONAL

A Lei 9.317/96 que criou o Simples Federal e que vigorou até 30.06.2007, também excluía da obrigação de arquivamento e conservação em meio digital as empresas optantes pelo Simples Federal. Esta lei foi substituída pela Lei Complementar 123/2006, que instituiu o Simples Nacional passando a vigorar a partir de 01.07.2007.

Entendemos que com a Lei Complementar 123/2006, se mantém ainda excluída esta obrigação por parte das empresas optantes pelo Simples Nacional.

NORMAS PARA APRESENTAÇÃO DOS ARQUIVOS E SISTEMAS

As normas para apresentação dos Arquivos Digitais constam da Portaria SRF 58/2005, que aprovou o Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD.

PENALIDADES

A Lei 10.666/2003, que institui a obrigatoriedade de apresentação dos arquivos digitais não fixou penalidades pelo descumprimento da obrigação.

Assim devemos considerar como penalidade o exposto no art. 283 do Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, na redação que lhe foi dada pelo Decreto nº 4.862/2003:

"Art. 283. Por infração a qualquer dispositivo das Leis nºs 8.212 e 8.213, ambas de 1991, e 10.666, de 8 de maio de 2003, para a qual não haja penalidade expressamente cominada neste Regulamento, fica o responsável sujeito a multa variável de R$ 636,17 (seiscentos e trinta e seis reais e dezessete centavos) a R$ 63.617,35 (sessenta e três mil, seiscentos e dezessete reais e trinta e cinco centavos), conforme a gravidade da infração, aplicando-se-lhe o disposto nos arts. 290 a 292, e de acordo com os seguintes valores:

(...)

II - a partir de R$ 6.361,73 (seis mil trezentos e sessenta e um reais e setenta e três centavos) nas seguintes infrações:

(...)

b) deixar a empresa de apresentar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização;

(...)

j) deixar a empresa, o servidor de órgão público da administração direta e indireta, o segurado da previdência social, o serventuário da Justiça ou o titular de serventia extrajudicial, o síndico ou seu representante, o comissário ou o liquidante de empresa em liquidação judicial ou extrajudicial, de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuições previstas neste Regulamento ou apresentá-los sem atender às formalidades legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de informação verdadeira;

Nota: a Portaria Interministerial 48/2009 alterou o valor da multa indicada no inciso II do referido artigo para 13.291,66 (treze mil duzentos e noventa e um reais e sessenta e seis centavos).

Base legal: Lei 10.666/2003;

                  Portaria SRF 58/2005 e os citados no texto.