A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às normas contábeis.

As ações praticadas pela administração, que provoquem alterações qualitativa e/ou quantitativa no patrimônio da entidade, devem ser registradas pelo regime de competência.

A base dos registros contábeis é a documentação (notas fiscais, recibos, cópias de cheques, relatórios, extratos, contratos, etc.).

Os documentos não devem apresentar nenhuma rasura e caso sofram algum dano que dificulte a identificação de seu conteúdo eles deverão ser reconstituídos ou substituídos, na impossibilidade de reconstituição.

A data de emissão do documento, geralmente, determina a data do registro contábil, por isso a importância que o fluxo de papéis dentro da empresa seja adequado.

Mas existem documentos, como as notas fiscais de entrada de mercadorias, que são contabilizados na data da entrada no estabelecimento, e não na data de emissão do documento.