O primeiro passo para impulsionar a produtividade da equipe é descobrir o porquê da sistematização dos processos.

Criar um fluxo produtivo no trabalho requer planejamento, organização, comprometimento. Mas, indo mais a fundo, existem fatores específicos que contribuem para a sistematização avançada das práticas cotidianas em uma organização. Ao longo de 25 anos de prática de business coaching, David Finkel, CEO da Maui Mastermind, ex-atleta de alto rendimento que se tornou um multimilionário e autor best seller, identificou quatro pontos elementares para desenvolver planejamentos, coordenar processos e guiar práticas visando resultados de excelência.

Em um artigo publicado no Inc., o autor expõe as técnicas — com fundamentação prática, destaca — usadas como guia de capacitação de líderes e equipes para executar tarefas de maneira mais ágil e simples. Os quatro passos definidos são: começar pelo porquê, seguir a regra dos 10%, pensar em versões e analisar o desenvolvimento do treinamento ou reunião. De bônus, Finkel entrega mais um ponto: pensar em módulos enquanto treina a equipe.

Comece pelo porquê

Não existe um segredo universal para motivar equipes, mas certamente compreender os processos e o porquê deles é um fator que injeta propósito. Não é proferindo ordens como “quero que você reorganize isso” que um líder conseguirá o envolvimento da equipe. David Finkel explica que, ao adotar essa postura, o primeiro instinto do colaborador é supor que fez algo de errado e não está atendendo às expectativas. O pensamento, consequentemente, irá gerar reações baseadas no medo.

Essa situação é chamada no mundo dos negócios de FUD Factor — em tradução literal, Fator Medo (Fear), Incerteza (Uncertainty) e Dúvida (Doubt). Os fatores emocionais relacionados ao FUD se relacionam com a insegurança e ansiedade, sentimentos que só trarão malefícios tanto individuais quanto coletivos, afetando a qualidade e provocando ineficiência.

A prioridade de um líder deve ser reduzir ao máximo o Fator FUD do ambiente de trabalho. Tão importante quanto sistematizar processos para melhorar a produtividade é explicar o porquê de cada solicitação. “Por que você quer sistematizar esse processo? Por que você deseja alterar os processos dessa função? É importante reconhecer que existem vários níveis nos quais podemos responder essas perguntas”, destaca Finkel em seu artigo.

O líder precisa ter em mente os “porquês” da sistematização dos processos. Por que ela é boa para os negócios, para a cultura da empresa, para os clientes e para o profissional? Com essas respostas em mente, é possível transmitir o propósito de cada processo, envolver todos na empresa e gerar motivação. “Seguir esse passo é fundamental para a redução do Fator FUD. O que significa que também é uma parte fundamental para desenvolver a boa liderança”, acrescenta.

Siga a regra dos 10%

De maneira geral, a regra dos 10% diz que, para certas atividades, é possível investir dez por cento a mais de tempo para sistematizar uma tarefa enquanto a realiza. Explicando em outras palavras: é possível, por exemplo, enquanto debate com a equipe um caso específico ou recorrente de atendimento, elaborar respostas e procedimentos padrões que serão aplicados em situações semelhantes.

Como o objetivo é executar simplificar processos para que possam ser desenvolvidos de maneira mais rápida, é possível criar sistemas e treinar a equipe, integrando-a e oferecendo a ela os mesmos recursos para soluções. Entretanto, Finkel reforça que é elementar ser estratégico para escolher quais atividades devem ser sistematizadas — generalizar a regra dos 10% acabará, possivelmente, afetando a produtividade.

Aplicar mais dez por cento de tempo à sistematização estratégica, além de ajudar a realização da função ou atividade no dia a dia, também tornará os sistemas melhores, visto que haverá a participação de outras pessoas da equipe na formulação desses sistemas. A pluralidade de visões poderá apontar para fatores relacionados à prática de cada função e antecipar soluções.

Pense em versões

O perfeccionismo pode se transformar em um obstáculo para a sistematização. Querer encontrar soluções perfeitas, que funcionem sem erro quando aplicadas, é um pensamento que desperta contradições. Ao tempo em que está relacionado a expectativas positivas, também ativa o medo do erro e da possível frustração com a realidade.

Para encontrar o equilíbrio, Finkel sugere pensar em versões. A versão 1.0, explica, pode ser encarada como um esboço, e apresentar nas seguintes (2.0, 3.0, 4.0 etc) o aperfeiçoamento necessário. Essa é a maneira mais realista de se aproximar da perfeição, focando na melhoria de cada aspecto, um a um.

Analise reuniões e treinamentos

Esse tópico se relaciona com a regra dos 10%. Enquanto oferece um treinamento ou realizada uma reunião com a equipe, é essencial que o líder reserve um tempo extra para analisar o desenvolvimento de sua fala. Fazer anotações sobre como o treinamento ou reunião está se desenvolvendo enquanto ela acontece ajudará a visualizar os pontos principais abordados e verificar se estão bem conectados. Outra dica é fazer uma gravação (em vídeo ou áudio) para, posteriormente, analisar possíveis maneiras de deixar o processo mais fluido, objetivo e eficaz.

Pense em módulos

Esse é um ponto extra destacado por David Finkel que faz um link com o anterior. Ele realiza uma comparação com a maneira que o consumo de vídeos evoluiu ao longo dos tempos: se antes eram utilizados vídeos de treinamento de um hora de duração, hoje os vídeos entre 3 e 15 minutos são os que mais envolvem e conquistam a atenção total do espectador (são conteúdos com essa duração que se destacam entre os mais visualizados no YouTube). Substitua as versões longas de treinamentos ou reuniões por módulos bem delimitados, objetivos e desenvolvidos a partir de pontos-chave. "Enfatize o que é mais relevante para as necessidades imediatas", destaca em seu artigo.